Wat is een inboekdienstverlener?

De rol in het kort

Een inboekdienstverlener is een onderneming die namens andere ondernemingen of particulieren elektriciteit voor vervoer kan registreren in het REV. Voor die registratie ontstaan ERE-E’s. Die ERE-E’s kunnen vervolgens worden verkocht aan partijen die ze nodig hebben voor hun verplichting.

In de praktijk wordt deze rol vaak uitgelegd als oplossing voor kleinere partijen die zelf niet aan de drempelwaarde komen. Dat klopt, maar het is te beperkt. Een inboekdienstverlener kan ook relevant zijn voor ondernemingen die wel voldoende volume hebben, maar waarvan de situatie operationeel, administratief of commercieel complex is.

Denk aan terminals met elektrisch materieel, laadpleinen voor zwaar transport, walstroomlocaties, logistieke hubs met meerdere aansluitingen of bedrijven met meerdere entiteiten. In zulke situaties gaat het niet alleen om het aantal kWh. Het gaat ook om de vraag welke stroom aan vervoer is geleverd, welke sector van toepassing is, wie eigenaar is van de aansluiting, welke meters leidend zijn en hoe het dossier later door een verificateur wordt beoordeeld.

PYK Power richt zich daarom vooral op situaties waar volume en complexiteit samenkomen. De dienstverlening gaat verder dan registreren. PYK Power ondersteunt bij dossieropbouw, verificatievoorbereiding, indicatieve waardeberekening en verkoop van ERE-E’s namens de klant.

De drempelwaarde blijft belangrijk

Zelfstandig inboeken kan alleen als een onderneming voldoet aan de drempelwaarde. Voor elektriciteit ligt die drempel op minimaal 2 miljoen kWh per jaar aan elektriciteit geleverd aan vervoer.

Wie die drempel niet haalt, kan niet zelfstandig inboeken en moet via een inboekdienstverlener werken. Voor particulieren geldt eveneens dat registratie uitsluitend via een inboekdienstverlener loopt.

Voor grotere ondernemingen is de drempel niet altijd het einde van de afweging. Een bedrijf dat de drempel haalt, kan juridisch mogelijk zelf inboeken, maar moet dan ook zelf zorgen voor de volledige administratie, interne controles, verificatie, REV-proces en verkoop van de ERE-E’s. Dat vraagt kennis, capaciteit en discipline.

Daar komt bij dat de beoordeling van de drempelwaarde bij ondernemingen met moeder- en 100 procent dochterorganisaties genuanceerd ligt. De NEa geeft aan dat voor zelfstandig inboeken cumulatieve laadvolumes van de moeder- en dochterorganisaties per jaar mogen worden opgegeven. Voor machtigingen aan een inboekdienstverlener geldt juist dat iedere onderneming afzonderlijk moet machtigen. Eén machtiging van de moeder is dus niet automatisch voldoende voor dochterondernemingen.

Waarom grotere partijen toch kunnen uitbesteden

Bij volumes boven 2 miljoen kWh ontstaat vaak meer waarde, maar ook meer risico. Een terminal of laadpleinexploitant kan te maken hebben met meerdere typen verbruik achter één aansluiting. Denk aan laden van voertuigen, mobiel materieel, walstroom, gebouwverbruik, reefers, werkplaatsen, batterijen of andere installaties.

Niet al dat verbruik is automatisch inboekbaar. Alleen elektriciteit die aan vervoer is geleverd en goed is gemeten, kan meetellen. Als de aansluiting niet exclusief voor vervoer wordt gebruikt, worden de eisen aan het bemeterde leverpunt belangrijker. Dan moet per situatie duidelijk zijn welke meter leidend is, of MID-certificering nodig is en hoe niet-transportverbruik buiten de claim blijft.

Voor zulke klanten kan een inboekdienstverlener waarde toevoegen op vier niveaus.

• Data en bewijsstukken vanaf het begin goed structureren.
  De waarde van ERE-E ontstaat niet pas bij de jaarafsluiting. Die begint bij de manier waarop aansluitingen, EAN’s, meters, laadsessies, walstroomleveringen, sectorindeling en niet-transportverbruik worden vastgelegd. Door dit vanaf het begin goed in te richten, wordt het dossier later beter uitlegbaar.

• Verificatie professioneel bundelen.
  Bij meerdere locaties, entiteiten of klanten kan verificatie veel tijd kosten. Een inboekdienstverlener kan processen, bewijsstukken en controles standaardiseren. Daardoor ontstaat schaalvoordeel ten opzichte van bedrijven die alles afzonderlijk zelf moeten organiseren.

• ERE-E verkoop geprofesionaliseerd en gebundeld.
  Zelf inboeken betekent nog niet dat de ERE-E’s ook goed worden verkocht. Een inboekdienstverlener kan verkoopmomenten, kopers, prijsinformatie, contractering en settlement organiseren en de ERE-E's van haar klanten bundelen. Daardoor wordt de verkoop van ERE-E beter controleerbaar en een integraal onderdeel van de business case.

• Tijdens het jaar inzicht geven in indicatieve waarde.
  Wie pas na de jaarafsluiting weet hoeveel ERE-E waarde is ontstaan, kan die waarde moeilijk meenemen in tarieven, klantafspraken of interne rapportages. Realtime of periodiek inzicht helpt exploitanten om eerder te sturen op rendement, datakwaliteit en ontbrekende bewijsstukken. Dat is wat een specialist zoals PYK Power voor u mogelijk maakt.

Dat schaalvoordeel kan belangrijk zijn. Zelf inboeken lijkt aantrekkelijk als de drempel wordt gehaald, maar een fout dossier, zwakke meetstructuur of beperkte verkoopkracht kan uiteindelijk meer waarde kosten dan een externe fee.

Drempelwaarde en machtigingen voor de inboekdienstverlener

Een inboekdienstverlener moet zelf ook aan voorwaarden voldoen. De inboekdienstverlener moet minimaal 2 miljoen kWh per jaar kunnen inboeken of ten minste 200 machtigingen hebben van bedrijven en particulieren.

De machtiging is geen formaliteit. De inboekdienstverlener moet kunnen aantonen namens wie wordt ingeboekt, voor welke aansluiting en voor welke periode. Bij ondernemingen moet duidelijk zijn welke rechtspersoon machtigt, welk handelsregisternummer daarbij hoort en welke EAN’s onder de machtiging vallen.

Bij concernstructuren vraagt dit extra aandacht. Als meerdere dochterondernemingen eigenaar zijn van verschillende aansluitingen, moeten die ondernemingen afzonderlijk worden beoordeeld en gemachtigd. Dat is belangrijk om dubbele inboekingen, onjuiste tenaamstelling of discussie over eigenaarschap van aansluitingen te voorkomen.

Verantwoordelijkheid

De inboekdienstverlener draagt verantwoordelijkheid voor correcte inboekingen, de administratie, de bewijslast en de jaarlijkse verificatie. Als de NEa fouten vaststelt, kan handhaving zich richten op de inboekdienstverlener.

Voor opdrachtgevers betekent dit dat de laagste fee niet automatisch de beste keuze is. De vraag is of de inboekdienstverlener de situatie technisch, administratief en commercieel kan dragen. Bij een eenvoudige thuislaadpaal is dat een ander vraagstuk dan bij een terminal met meerdere energiestromen, laadsessies, walstroomleveringen en lokale opwek.

Een goede inboekdienstverlener kijkt daarom niet alleen naar het volume. Hij beoordeelt ook of de meetstructuur klopt, of de sector juist is, of de aansluiting op naam staat van de juiste partij, of de machtiging klopt en of het dossier later uitlegbaar blijft.

Wat opdrachtgevers moeten aanleveren

Een inboekdienstverlener kan niet goed werken zonder betrouwbare data van de locatie. In de praktijk gaat het om een combinatie van juridische, administratieve en technische gegevens.

• EAN-gegevens en eigenaarschap van de aansluiting.
• Informatie over moeder- en dochterondernemingen.
• Machtigingen per onderneming en per relevante aansluiting.
• Meterdata van bemeterde leverpunten.
• Type meters en waar nodig MID-certificering.
• Laad-, walstroom- of leveringsdata.
• Sectorindeling per levering.
• Informatie over voertuigen, vaartuigen of mobiel materieel.
• Informatie over niet-transportverbruik achter dezelfde aansluiting.
• Energiecontracten, netbeheerdersdata en relevante meetrapportages.
• Gegevens over hernieuwbare opwek, directe lijnen of GvO’s als een hoger hernieuwbaar aandeel wordt onderbouwd.

Zonder die data blijft de claim kwetsbaar. Dat geldt juist bij grotere locaties. De waarde zit vaak wel in de kWh, maar wordt pas verzilverbaar als de meting, administratie en bewijsvoering samen kloppen.

Lees verder over data voor een ERE-E dossier.

Verkoop van ERE-E’s namens de klant

ERE-E’s hebben pas commerciële waarde als ze ook goed worden verkocht. Een onderneming die zelfstandig inboekt, moet daarom niet alleen het REV-proces en de verificatie organiseren, maar ook nadenken over verkoopmoment, koper, prijs, contractering en settlement.

PYK Power neemt deze commerciële laag mee in de dienstverlening. Op basis van afspraken met de klant kan PYK Power de ERE-E’s namens de klant verhandelen of de verkoop faciliteren. Daardoor hoeft de klant niet zelf een netwerk van kopers op te bouwen of de markt ieder jaar opnieuw te benaderen.

Voor grotere volumes kan dit verschil maken. De verkoop van ERE-E’s is geen losse administratieve stap, maar onderdeel van de totale business case van de laad- of walstroominfrastructuur.

Dossieropbouw in een platform

PYK Power treedt op als inboekdienstverlener en ontwikkelt daarnaast een platform waarmee opdrachtgevers realtime inzicht krijgen in meetdata, indicatieve ERE-E-waarde en dossierstatus. Waar de data dat toelaat, kan het ERE-E-potentieel op sessie- of leveringsniveau worden gekoppeld.

Dat helpt vooral bij locaties waar meerdere stromen door elkaar lopen. De aansluiting, de meters, de machtigingen, de sectorindeling, de hernieuwbare onderbouwing en de bewijspositie staan dan in één omgeving. Daardoor hoeft de jaarafsluiting niet pas in maart van het volgende jaar in beweging te komen.

Het platform maakt zichtbaar waar waarde ontstaat, waar bewijs ontbreekt en welke leveringen waarschijnlijk wel of niet inboekbaar zijn. Dat helpt exploitanten bij tariefstelling, klantafspraken en interne rapportage. De formele inboeking blijft afhankelijk van de geldende voorwaarden, de verificatie en de beoordeling van het dossier.

Korte samenvatting

Een inboekdienstverlener is verplicht voor partijen die niet zelfstandig mogen inboeken, maar kan ook voor grotere ondernemingen aantrekkelijk zijn. Juist bij volumes boven 2 miljoen kWh ontstaan vaak complexe situaties met meerdere aansluitingen, meerdere entiteiten, verschillende energiestromen en hogere bewijsdruk.

PYK Power richt zich op die complexere kant van de markt. De waarde zit niet alleen in het registreren van kWh, maar in een combinatie van dossieropbouw, verificatievoorbereiding, realtime inzicht en verkoop van ERE-E’s namens de klant. Daardoor kan uitbesteden ook voor grotere partijen slimmer zijn dan zelfstandig inboeken.